会議や研修、イベントを行う際に利用する、貸し会議室やレンタルスペース。大規模な催しでは、広いホールを借りることもあるでしょう。そんな時、どうやって貸し会議室を選びますか？開催する催し物の内容や参加者に合わせて、最適な場所を選ぶためのポイントについて考えてみましょう。
ポイント1 立地
まず考えるのは「立地」です。貸し会議室は都心部の駅近くにあることが多いので、どの駅の利便性が高いのか、参加者の立場に立って選びます。
ポイント2 空間
次に「空間」について。基本的には参加者の人数を考慮し、大きすぎず小さすぎない広さの部屋を選ぶことが重要です。参加者の男女の内訳にも、注意が必要です。会場にあるトイレの数や配置は、十分に足りているか事前に必ず確認しましょう。長時間の開催の場合は、休憩スペースについても配慮する必要があります。喫煙者がいる場合、タバコの吸えるスペースは用意されているかについても、確認しておくといいでしょう。
広い会場の場合、ステージやスクリーン、モニターを使う時には、どの席からも見えるかどうかチェックが必要です。柱や会場の形状によっては、見えなくなってしまう場合があるからです。音響についても同様の配慮が必要で、スピーカーの有無や遮音性など、聞こえ方や音の漏れについて考えておく必要があります。
また、障害を持った人や外国人など、特別な配慮が必要な参加者には、事前に意向を確認するようにしましょう。障害を持った人も段差がなく動きやすいか、海外の方に慣れない姿勢を強いる和室ではないか、など小さな点をすりあわせます。
いずれにせよ、収容人数や平米数だけではなく、利用の目的にあった空間を見極めることが重要です。
ポイント3 設備
さらに「設備」について。机や椅子の種類・数はもちろん、ホワイトボードやプロジェクターといった、会議に必要なアイテムの有無を確認しましょう。
現在では、会議中にネットワークを使う場面も多くなっています。インターネットや各種ネットワークの利用ができるのかも考慮が必要です。その際忘れがちなのが、電源の確保。電気容量・コンセントの数や位置には、細心の注意が必要です。当日の運営をできるかぎり再現して、シュミレーションするのが無難でしょう。
発表者や登壇者がいる場合、その導線も計画しておくと安全です。設備や配線のせいでスムーズな進行ができなかったり、機器の使用がうまくいかなかったり―。そうした不手際がないように、参加者が集中できるような環境づくりを心がけましょう。
ポイント4 サービス
最後に確認するのが「サービス」です。貸し会議室やホールによっては、会議や催し物に役立つサービスを提供しています。例えば、飲み物の提供。
セルフサービスやオーダーによって、お茶やコーヒーを出してくれるところもあります。さらに、お弁当やケータリングサービスといった、食事が用意できる施設もあります。長時間の開催で食事が必要な場合や、懇親会を同じ場所で開きたい場合、こうしたサービスは大きな助けになります。
照明や音響などは、専門のスタッフがついてくれる場所もあるでしょう。ネットワークの設定や機器のオペレーションにも、人員をつけられる場合もあります。
開催内容をしっかりと見直して、必要なサービスを選択するようにしましょう。
まとめ
会議やイベントの計画段階では、必要なモノが明確になっていないことも多いかもしれません。実際の参加者や進行、運営について、細かくシュミレーションすることで、借りるべきスペースの仕様が明確になります。「立地」「空間」「設備」「サービス」すべてについて、納得のいく貸し会議室を探し当てることが、会議成功への最初の一歩となります。
＜参考＞
http://www.kaigishitu.com/lp/hall/
