都内に数多くある貸し会議室の中から用途にピッタリの施設を選ぶのは大変な事です。その中で、セミナーやイベントでの利用からポイントを絞ってご紹介します。
ポイント１『会場の規模』
セミナーやイベントでは、参加する人数から会場の規模が明確になります。広すぎてもよい環境とは言えず、費用だけが掛かってしまいます。会場のスペースは参加される人数に合った物を選びましょう。
また、室内雰囲気も大切です。限られた時間内でより良い環境で行いたいセミナーは特に室内の雰囲気も確認しておく事をお薦めします。
ポイント２『立地条件』
もっとも重要な条件のひとつが立地条件です。イベントやセミナーには交通の便を考慮しなくてはなりません、周辺状況をよく調べ、遠方から来る方の宿泊施設、セミナーやイベント後の懇親会会場や食事のできるお店、銀行やコンビニが近隣にあると大変便利です。
遠方から参加される方がいる場合、空港近くやアクセスの良い場所である必要があります。
最寄り駅からなるべく近く分かりやすい場所である事も大切です。地方から来るお客様にとっては複数の路線が通っており、ターミナル駅が近く、羽田空港からのアクセスが良い港区の浜松町、大門駅周辺の立地がお薦めです。立地条件が良い貸し会議室は予約が取りにくい場合があるので早めの予約がお薦めです。
ポイント３『会場の設備確認』
貸会議室には備品や設備機器が揃っていますが、セミナーやイベントの際、椅子やテーブルのセッティングを選ぶことができます。スクールタイプの配置や、シアタータイプ、ロの字型やコの字型あらゆるシーンに合わせた形式に対応できる事からメリットを活かした会場作りが可能です。どんな会場を作れるか施設と打ち合わせや確認をしましょう。
レンタル備品を揃えている貸し会議室ですが、初めて利用する場合は特に下見をしておく必要があります。備品のレンタル料に注目しがちですが、マイクやスピーカー、スクリーン、プロジェクターなどあらゆる設備機器の動作確認や備品のメンテナンス状態は大切です。トラブルが起きて進行の妨げになってはセミナーやイベントが台無しになるだけでなく印象も良くありません。管理状態や動作確認を行い使用方法も把握しておくことが大切です。必要になる備品をあらかじめチェックする事や、合わせてインターネット環境についても確認しておくと良いでしょう。
ポイント４『予算に合った会場選び』
環境や設備以外にも料金設定に差がある貸会議室ですが、予算に合わせた会場を選ぶ事も大切なポイントになります。会場代だけで高額になってしまっては、他の経費に影響が出てしまいます。基本料金に含まれている物と、オプションで利用する物、持ち込みで対応できる物とリストアップしておく事をお薦めします。会場費用が安い場合、その他の備品やケータリング、又は飲み物やお弁当などを充実させる事もできます。
ポイント５『サービス』
貸し会議室によってサービス内容にも違いがあります。ホテル並みの丁寧なサービスときめ細かいサービスが必要な場合とレンタルスペースとして的を絞った所とではサービス内容が違います。
会場の椅子や机のセッティングと配置は対応する所がほとんどですが、参加者の誘導や案内などスタッフの人数により対応できない場合があります。
また、ケータリングサービスの有無やメニューと料金内容、レンタルスペース内での飲食が可能かなど確認しましょう。割引サービスについても調べてから申し込むと格安で借りられる場合があります。条件を絞り、会議室を借りたいエリアの中から最安値を調べる事でイベントやセミナーを充実したものにする事ができます。
当日や直前のトラブルを合わない為にも、ポイントを押さえてリストアップし、環境確認や動作確認を行いましょう。