昨今、セミナーやイベント、大人数での会議などに用いられることが多くなった貸し会議室ですが、価格、アクセス、利用可能時間、オプション費の有無などチェックすべきポイントがとても多いので、少しでもより良い貸し会議室ライフを送っていただくために、貸し会議室を借りる際にどこをチェックすればいいかいくつかのポイントにしぼって解説したいと思います。
目次
価格
貸し会議室を借りる際、一番先にチェックするのは、当然価格かと思います。だいたいの貸し会議室は、1時間当たりいくらと表記されています。それ以外にチェックしておくべきポイントとしては、
最低利用時間は何時間からか
通常3時間が最低利用時間に設定されていることが多いです。たまに2時間や1時間が最低利用時間に設定されている貸し会議室もあります。比較的大きな貸し会議室や費用の高い貸し会議室は3時間が多く、少人数に安価で多目的用途向けで貸し出す会議室ほど最低利用時間が短く設定されていることが多いようです。
延長時間の費用は
当日延長となった場合の支払い方法と金額を確認しておく必要があります。一般的には、割引なしの正規料金を、その場で現金払いすることが多いかと思います。
割引はあるか
貸し会議室でよくある割引体系としては、
- 初回割り・・・初回利用の際に割引価格で利用可能
- 早割・・・約1～3ヶ月前からの予約を対象に割引価格で利用可能（先払いの必要あり）
- 定期利用割り（長期利用割引）・・・月に数回以上定期的に利用する場合に割引価格で利用可能
- 次回割引券・・・次回利用時に割引価格で利用可能
- 紹介割り・・・紹介があった場合、紹介された側もされる方も割引価格で利用可能
- パック割り・・・まとまった時間利用することで割引価格で利用可能
などがあります。早割は、いつまでの予約が早割になるか、かなり差があるので、3ヶ月先の予約から適用か1カ月先でも適用かによって大きく費用が変わってくる場合があります。また月に1度から定期割なのか月に2度から定期割なのかも貸し会議室によって違います。
土日祝日割増はあるか
土日祝日割りを設定している貸し会議室と、していない貸し会議室がありますので、土日祝に多く借りる予定がある場合は注意してチェックする必要があります。
また土日祝日の利用は、管理スタッフが不在の場合、鍵の取り扱いがイレギュラーとなる貸し会議室があるので注意が必要です。
必要な設備の利用は有料かどうか
場合によっては1時間当たりの貸出料金よりも多くの占めるウェイトをしめることがあります。とくにプロジェクター、スクリーン、マイク、ホワイトボードなど使用頻度の高い設備に関しては、最初に貸出料金を確認しましょう。また貸し会議室によっては、プロジェクターの持ち込みが可能な場合や、できない場合があるのでそちらも確認する必要があります。
支払方法
予約後いつまでにどのような方式で支払う必要があるのか確認しましょう。一般的には予約後○○日以内に指定の銀行口座への振り込みが多いようです。一部クレジットカード決済が可能な貸し会議室もあります。またキャンセル料についてもまちまちですので必ず支払う前に確認しておきましょう。
価格まとめ
以上たくさんありますが、利用条件によってかなり費用が変わってきますので、しっかりチェックする必要があります。場合によっては1時間当たりの利用料が安くても結果的に割高になってしまうことがあるので注意しましょう。
駅からの距離
不特定多数のお客様を集めたり、いつもと違う場所で社内の会議を行う際は、会場が駅から遠いと参加者の不満足度を上げる大きな要因となります。
駅からの距離でストレスのない距離は、改札から200m以内程度（徒歩2～3分）といわれています。なので、可能であればそれ以内に収めることが望ましいです。ただ当然駅近であるほど費用が高い場合が多いので、どうしても駅から遠くなってしまう場合は途中に誘導人員を配置するなどの工夫が必要かと思います。
会場によって徒歩3分の表記でも、3分以上かかる場合がありますので、できれば事前に下見に行くことをお勧めします。
そのエリアのイメージ
お客様を集めて行うセミナーやイベント、説明会などでは、その地域のイメージが、企業や運営団体のイメージと強く結びつきます。渋谷、六本木、浜松町、新橋、上野などはそれぞれ違ったイメージを想起させるので、自社のイメージに合った開催地を選ぶ必要があります。
収容人数と机の配置
一般的には、貸し会議室の利用は、
- コの字型
- ロの字型
- スクール形式
- シアター形式
- 島型・円卓型
- 立食形式（壁際にイス）
のどれかになります。下記は、配置と収容人数の例です。
利用目的に合わせて、希望の形式と、その形式で収容可能かどうかを確認しましょう。
収容人数は、
立食形式＞シアター形式＞島型・円卓型＞ロの字型・スクール形式＞コの字型
の順となります。（※会場の形によって変わることがあります）
また貸し会議室の面積が広くても、会場の形によって収容人数が少ない場合がありますので必ず希望の形式での収容人数を確認しましょう。
飲食物の持ち込みは可能か
飲み物以外持ち込み禁止の貸し会議室が多いので、持ち込みたい場合は事前に確認する必要があります。持ち込み禁止の場合はケータリングに対応していることが多いです。
まとめ
以上が、貸し会議室を借りる際にチェックしておくべきポイントなります。
是非、うまく利用してみていただければと思います！